Dokumentation ist kein Krisenmanagement

Das Problem

Krisenhandbücher halten fest, wie eine Organisation auf außergewöhnliche Lagen reagieren soll. Sie ordnen Zuständigkeiten zu und beschreiben Verfahren, auf die die Beteiligten bei der Bearbeitung zurückgreifen können. Solange diese Regelungen nicht erprobt wurden, bleibt jedoch offen, ob sie unter Druck die vorgesehene Orientierung geben.

Ein Dokument beschreibt vorgesehene Fähigkeiten und Abläufe. Ob die beteiligten Personen sie gemeinsam anwenden können, ist eine eigene Frage.

Was Dokumentation kann und was nicht

Schriftliche Pläne helfen, wenn die Situation einem bekannten Muster entspricht. Sie klären Meldewege, definieren Mindeststandards, schaffen Orientierung in wiederkehrenden Vorfällen.

Wenn die Entwicklung einer Lage noch unklar ist oder von den Planungsannahmen abweicht, muss die Eignung der vorgesehenen Abläufe erneut beurteilt werden. Die Unterlagen bleiben dabei eine Orientierung, deren Verwendung eine Bewertung der aktuellen Bedingungen erfordert.

Detaillierte Krisenpläne können den wahrgenommenen Handlungsraum verengen, wenn Teams sie als abschließende Lösung behandeln. Dann besteht die Gefahr, dass nach Bestätigung eines bekannten Musters gesucht wird, statt Abweichungen als Hinweise auf eine veränderte Lage auszuwerten.

Nachweise ihrem Gegenstand zuordnen

Ein Audit kann prüfen, ob geforderte Regelungen vorliegen und nachvollziehbar beschrieben sind. Soll daraus zugleich auf die praktische Bewältigungsfähigkeit geschlossen werden, müssen dafür geeignete Anwendungsnachweise hinzukommen.

Dokumentationsqualität und Entscheidungsqualität unter Druck sind zwei verschiedene Dinge. Eine Organisation kann umfangreiche Pläne vorlegen und im Ernstfall trotzdem handlungsunfähig sein. Auch eine knappe Dokumentation erlaubt für sich genommen noch kein Urteil über die Reaktionsfähigkeit.

Wird Krisenmanagement von Führungskräften und Fachleuten vor allem als Papierprozess wahrgenommen, kann die Bereitschaft zur Mitwirkung abnehmen. Für die Weiterentwicklung ist deshalb wichtig, den praktischen Zweck der Regelungen in ihrer Anwendung sichtbar zu machen.

Problematisch wird eine auf Nachweise ausgerichtete Struktur, wenn ihre dokumentierte Vollständigkeit als Beleg praktischer Bewältigungsfähigkeit gilt. Ungetestete Annahmen bleiben dann möglicherweise unbearbeitet, weil der vorhandene Plan bereits Sicherheit vermittelt.

Dokumentation und Anwendung verbinden

Entscheidungsfähigkeit unter Druck wird durch gemeinsame Anwendung und Reflexion entwickelt. Eine Beschreibung kann diese Arbeit vorbereiten, sie aber nicht ersetzen.

Für die Beurteilung eines Prozesses kommt es deshalb neben seiner Beschreibung darauf an, wie die Beteiligten ihn anwenden. Fehlt eine Erprobung, ist die Lücke zunächst als ungeklärte Anwendungsvoraussetzung zu behandeln. Andernfalls könnte der vorhandene Plan eine Sicherheit vermitteln, für die noch kein entsprechender Nachweis vorliegt.

Dokumentation und Übung sollten aufeinander bezogen entwickelt werden. Vorhandene Pläne bilden eine Grundlage für die Erprobung; beobachtete Lücken und unpassende Annahmen fließen anschließend in ihre Überarbeitung ein. So lässt sich unterscheiden, ob eine Regelung fehlt, unklar beschrieben ist oder in der Anwendung nicht funktioniert.

Die Weiterentwicklung richtet sich damit sowohl auf geeignete Unterlagen als auch auf die Fähigkeit, unter Druck zu entscheiden, Prioritäten zu begründen und das Vorgehen an veränderte Bedingungen anzupassen.

Zitierfähige Aussagen

“Dokumentation ist kein Krisenmanagement. Sie kann es unterstützen, aber nicht ersetzen.”

“Dokumentierte Vollständigkeit und praktisch erprobte Bewältigungsfähigkeit sind unterschiedliche Nachweise.”

“Pläne bereiten die Anwendung vor; Übungen zeigen, welche Regelungen überarbeitet werden müssen.”

→ Wie Rico Kerstan Krisenbereitschaft entwickelt: Leistungen → Das methodische Fundament: Denkansatz